Kinnitatud
Järva maavanema
23. septembri 2010. a
korraldusega nr 1A
Järva Maavalitsuse kantselei põhimäärus
I ÜLDSÄTTED
1. Järva Maavalitsuse kantselei (edaspidi kantselei) on maavalitsuse struktuuriüksus, kes korraldab maavalitsuse asjaajamist, õigusalast teenindamist, personalitööd ja koolitust, maavanema ja maavalitsuse tegevuse avalikustamist, töökorraldus- ja haldusküsimusi, maavalitsuse perekonnaseisu- ja rahvastiku toimingute alaste ülesannete täitmist, maavalitsuse finantseerimise ja eelarve küsimusi, riiklike investeeringute alast tegevust, maavalitsuse valitsemisel oleva riigivara valitsemist, infosüsteemidealast koostööd maakonnas ning maavalitsuse infotehnoloogiaalaste ülesannete täitmist ja teenindab maavalitsuse omandireformikomisjoni.
2. Kantselei juhindub oma töös "Vabariigi Valitsuse seadusest" ja teistest õigusaktidest, mis panevad maavalitsusele ülesandeid kantselei korralduses olevates küsimustes, maavanema korraldustest ja käesolevast põhimäärusest.
3. Kantselei teeb oma ülesannete täitmisel koostööd teiste struktuuriüksustega.
4. Kantseleil on oma nimetusega pitsat (sõõrikujuline, läbimõõduga 40 mm, mille keskel on sõna "Kantselei" ja ringi ülemist äärt mööda sõnad "Järva Maavalitsus"). Kantselei pitsatit kasutatakse maavalitsuses loodud dokumentide koopiate ja väljavõtete ametlikul kinnitamisel.
5. Kantseleil on oma nimega kirjaplank, mille allkirjastamise õigus on maasekretäril või teda asendaval ametnikul ja perekonnaseisuametnikel perekonnaseisualase kirjavahetuse pidamisel.
II ÜLESANDED
Kantselei tegevused vastavalt temale pandud põhiülesannetele:
1. Asjaajamise korraldamisel:
1.1. Täpse ja õigeaegse asjaajamise korraldamine maavalitsuses;
1.2. saabuva korrespondentsi vastuvõtmine ja väljasaadetavate dokumentide vormistamine vastavalt asjaajamiskorrale;
1.3. maavalitsuse dokumendiblankettide hoidmine ja kasutamise üle arvestuse pidamine;
1.4. maavalitsuse dokumendiregistri pidamine;
1.5. dokumentide tähtaegse täitmise kontrollimine;
1.6. maavalitsuse arhiivitöö korraldamine;
1.7. kodanike vastuvõtu korraldamine;
1.8. infolaua töö korraldamine;
1.9. teabe avalikustamine maavalitsuse veebilehel.
2. Õigusalase teenindamise korraldamisel:
2.1. maavanema korralduste seadustele vastavuse kindlustamine ja nende teatavaks tegemine;
2.2. maavalitsuse nimel sõlmitavate lepingute projektide läbivaatamine, vajadusel nende väljatöötamine;
2.3. maavalitsuse osakondade ja maavanema konsulteerimine õigusalastes küsimustes;
2.4. maavalitsuse asjaajamiskorra ja sisekorraeeskirjade väljatöötamine, teiste maavalitsuse sisetööks vajalike normdokumentide väljatöötamise korraldamine;
2.5. maavalitsuse esindamine kohtus või kindlustamine esindajaga;
2.6. maavanema ülesandel järelevalve teostamine kohalike omavalitsuste üksikaktide seaduslikkuse üle ja vajalike ettepanekute tegemine;
2.7. arvamuste ja kooskõlastuste andmine õigusaktide eelnõude kohta.
3. Personalitöö korraldamisel:
3.1. osalemine maavalitsuse personalipoliitika ja -strateegia kujundamises, sellest tuleneva töö koordineerimine maavalitsuses;
3.2. maavalitsuse struktuuri ja koosseisu väljatöötamise koordineerimine;
3.3. maavalitsuse personali planeerimise ning värbamise ja valiku korraldamine;
3.4. töö analüüsi läbiviimine ja ametijuhendite koostamise metoodiline juhendamine ning koordineerimine; osakondade põhimääruste väljatöötamise koordineerimine;
3.5. ametikohtade hindamise koordineerimine, osalemine palgasüsteemi kujundamisel ja palgajuhendi koostamisel;
3.6. maavalitsuse teenistujate iga-aastaste arenguvestluste läbiviimise koordineerimine;
3.7. maavalitsuse konkursi- ja atesteerimiskomisjoni töö ning konkursi ja edutamisega seotud tegevuse korraldamine;
3.8. maavalitsuse personali arendus- ja koolitustegevuse kavandamine ja korraldamine;
3.9.personalialase dokumentatsiooni vormistamine ning personali nõustamine avaliku teenistuse ja tööõiguse küsimustes.
4. Infosüsteemialase töö korraldamisel:
4.1. maavalitsuse infosüsteemi arendamine ja funktsioneerimise kindlustamine;
4.2. kasutajatoe olemasolu ja toimimise tagamine maavalitsuses;
4.3. andmeturbe korraldamine maavalitsuses;
4.4. kasutatava tarkvara litsentseerituse tagamine;
4.5. maavalitsuse infotehnoloogia arengukava koostamise koordineerimine;
4.6. riiklike põhiregistrite maakonnatasandi tööde koordineerimine vastavalt sõlmitud lepingutele.
5. Töökorraldus- ja haldusküsimuste korraldamisel:
5.1. töötingimuste (soojus, vesi, elekter, side) tagamine ja inventari soetamine osakondadele;
5.2. maavalitsuse hoonete ja territooriumi haldamine ja korrashoiu tagamine, kapitaal- ja jooksva remondi planeerimine ja korraldamine;
5.3. tuleohutuse ja valve korraldamine;
5.4. maavalitsuse ametitranspordi kasutamise ja garažeerimise korraldamine ning tehnilise seisukorra kontrollimine.
6. Perekonnaseisu- ja rahvastiku toimingute alase töö korraldamisel:
6.1. sündide ja surmade registreerimine, abielude sõlmimise ja lahutuste kinnitamine, uue isikunime andmise avalduste menetlemine ning nendest tulenevalt rahvastikuregistrisse muudatusi kajastavate kannete tegemine;
6.2. arhiivsete perekonnaseisuaktide sisestamine Rahvastikuregistrisse;
6.3. arhiiviandmete alusel ärakirjade ja tõendite väljastamine; 6.4. perekonnaseisuakte koostavate omavalitsuste ametnike ning vaimulike nõustamine;
6.5. Siseministeeriumile perekonnaseisuaktide koostamise kohta aruannete ja väljatrükkide esitamine;
6.6. aktiraamatute hoidmine ja nende säilivuse kindlustamine; 6.7. kohalike omavalitsuste perekonnaseisuametnikele perekonnaseisuametniku eksami korraldamine.
7. Finantseerimise, eelarve, riiklike investeeringute ja riigivara valitsemise alase töö korraldamisel:
7.1. maavalitsuse eelarve koostamine ja esitamine ettenähtud korras ja tähtaegadel;
7.2. maavalitsuse eelarve täitmise jälgimine ja analüüsimine; 7.3. maavalitsuse valitsemisel oleva riigivara arvestuse korraldamine, konfiskeeritud vara arvelevõtmine ja riigivaraga tehingute teostamine;
7.4. maavalitsuse erastamisarvete teenindamine, arvestuse pidamine järelmaksuga maa erastamislepingute täitmise üle, hüpoteegipidaja ülesannete täitmine;
7.5. projektide ja muude finantsalaste tehingutega seotud lepingute, korralduste ning eelarvete kooskõlastamine.
8. Oma põhiülesannete kõrval kantselei:
8.1. koordineerib maavalitsuse arengudokumentide väljatöötamist ning koordineerib ja kontrollib osakondade tegevuskavade koostamist;
8.2. teenindab maakonna valimiskomisjoni;
8.3. korraldab maavanema ja maavalitsuse ametnike suhteid avalikkusega, edastab maavalitsuse tööst informatsiooni infoagentuuridele, ajalehtedele ja kohalikule raadiole;
8.4. kooskõlastab ja korraldab maavanema vastuvõttude, visiitide, kohtumiste ettevalmistamist;
8.5. korraldab maavalitsuse nõupidamisi;
8.6. korraldab maakonna sümboolika ja meenetega seonduvat tegevust; maavanema autasude ja Järvamaa Vapimärgi väljaandmist;
8.7. korraldab maavalitsuse mainekujundusalast tegevust;
8.8. nõustab vajadusel kohalikke omavalitsusi oma ülesandeid puudutavates küsimustes;
8.9. tagab omandireformiga seotud aruandluse esitamise;
8.10. oma pädevuse piires täidab muid ülesandeid, mis tulenevad seadustest ja teistest õigusaktidest;
8.11.maavanema korraldusel täidab teisi ülesandeid, mis ei ole nimetatud põhimääruses.
III ÕIGUSED JA KOHUSTUSED
Kantselei temale pandud ülesannete täitmiseks:
1. annab maavalitsuse osakondadele oma pädevuses olevates küsimustes juhiseid;
2. saab maavalitsuse osakondadelt ja omavalitsustelt tööks vajalikku teavet;
3. teeb ettepanekuid maavanemale maavalitsuse struktuuri ja koosseisude muutmiseks;
4. moodustab maavanema ülesandel töös tekkinud küsimuste lahendamiseks komisjone ja nõukogusid;
5. omab õigust nõuda maavalitsuse ametnikelt korrektset asjaajamist vastavalt maavalitsuse dokumendi- ja arhiivihaldust reguleerivatele dokumentidele: asjaajamiskord, dokumentide loetelu, muud norm- ja juhendmaterjalid;
6. täidab temale pandud ülesandeid tähtaegselt ja kvaliteetselt;
7. tagab seaduses sätestatud juhtudel ametialase informatsiooni konfidentsiaalsuse;
8. kasutab kantselei kasutusse antud vara ja vahendeid sihipäraselt ja heaperemehelikult;
9. edastab maavalitsuse teistele struktuuriüksustele nende ülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni;
10. sooritab muid oma ülesannete täitmiseks vajalikke toiminguid.
IV KANTSELEI JUHTIMINE
1. Vastavalt „Vabariigi Valitsuse seadusele" juhib kantselei tööd maasekretär, kelle nimetab ametisse maavanem. Maasekretäri ajutisel äraolekul asendab teda maavanema poolt määratud ametnik. Maasekretäri asendamine vormistatakse maavanema korraldusega.
2. Maasekretäri teenistusülesanded, õigused ja vastutus on sätestatud Vabariigi Valitsuse seaduses, teistes õigusaktides ja maasekretäri ametijuhendis.
3. Kantselei teenistujate konkreetsed ülesanded, pädevus, alluvus ja asendamine määratakse kindlaks nende ametijuhendites.
Virve Toode
Maasekretär
